Es ist ein Übel und keine einfache Situation: Patientinnen und Patienten, die nicht zur Therapie erscheinen oder zu spät absagen. Wie geht man mit dem Ausfall um? Was für Möglichkeiten gibt es und welche nicht? Eine Bestandsaufnahme.
Ja, es kommt vor. Patientinnen und Patienten verschlafen Termine, vergessen Termine, sagen sehr kurzfristig ab oder auch gar nicht. Der Praxisbetrieb kommt dadurch durcheinander. Als logopädische Praxis muss man sich schon vorher Gedanken darüber machen, wie man mit diesen Ausfällen umgehen will.
Was logopädische Praxen nicht dürfen
Das Risiko für einen solchen Ausfall liegt bei der Praxis. Unternehmerisches Risiko nennt man das. Trifft es einen Termin einer angestellten Logopädin so kann die nichts dafür und sollte daher nicht mit Minusstunden „bestraft“ werden. Sie ist schließlich in der Praxis – kann mangels Patient nur keine Therapie leisten. Dafür steht sie zu diesem Zeitpunkt für andere Tätigkeiten bereit. Berichte verfassen, Patientenakquise, Sortieren von Therapiematerial oder andere organisatorische Aufgaben können die Zeit überbrücken. Langweilen werden sich angestellte Logopädinnen und Logopäden in solchen Ausfallzeiten ganz sicher nicht.
Den Ausfall darf eine Praxis auch nicht dadurch zu kompensieren suchen, dass sie die – nicht stattgefundene – Therapieeinheit mit der Krankenkasse abrechnet. Das ist Abrechnungsbetrug, denn die Rahmenverträge mit den Krankenkassen sehen ganz eindeutig vor, dass die Abrechnung nicht erbrachter Leistungen ein schwerwiegender Vertragsverstoß ist. Was diese Leistungen sind, ist ebenfalls klar definiert: Die Heilmittel nach dem gültigen Heilmittelkatalog. Sogenannte Nebenleistungen werden nicht extra vergütet sind in den Preislisten für die sprach-, sprech-, stimm- und schlucktherapeutischen Leistungen enthalten.
Wir raten an dieser Stelle ausdrücklich davon ab, den Empfehlungen einer logopädischen Interessenvertretung diesbezüglich zu folgen. Die RVO-Kassen sind auf das Thema aufmerksam geworden und prüfen das Vorgehen intern.
Was logopädische Praxen machen können
Bei Ausfällen und kurzfristigen Absagen sollte man zunächst Prüfen, ob andere Patientinnen oder Patienten kurzfristig einbestellt werden können. Wahrscheinlich wird ein Ausfall so nicht immer kompensiert werden können – aber die Möglichkeit besteht mindestens theoretisch.
Entscheidend ist die Frage, warum es zu dem Ausfall kam. Einen oder mehrere Gründe wird es ganz sicher geben.
In der Regel wird es eine organisatorische Ursache auf Seiten der Patientinnen und Patienten sein. Die Konsequenz – ein bisschen weiter gedacht – könnte sein, dass die Wichtigkeit oder Notwendigkeit für die Therapie nicht erkannt wird. Ein Aufklärungsgespräch und ausführliche Beratung wird langfristig den größeren Erfolg haben.
Kurzfristig kann das privat in Rechnung stellen eines Ausfalls zum Umdenken führen – oder auch zum Verlust des Patienten. Aber auch hier ein bisschen weiter gedacht: Möchte man einen solch unzuverlässigen Patienten wirklich in der Praxis halten?
Es kann aber auch sein, dass praxisinterne Gründe für einen Anstieg der Ausfälle verantwortlich sind. Patientinnen und Patienten könnten sich bei der behandelnden Kollegin bzw. dem behandelnden Kollegen nicht wohl fühlen und zeigen durch ihr Fernbleiben dann eher eine Vermeidestrategie. Therapeutenwechsel oder klärende Gespräche führen aller Wahrscheinlichkeit nach zu einer Besserung – und können der Praxis mit ihrem Team helfen, sich zu entwickeln.
Fazit: Ursachenforschung
Es ist immer besser zu heilen. Auch wenn wir Logopädinnen und Logopäden nur bei der Heilung in einem sehr eng umschriebenen Bereich tätig sind, stellt Ausfall zunächst ein Symptom für die Praxis dar, das sicher eine Ursache hat, die man sicher „heilen“ kann.
Symptom ⇢ Ursache ⇢ Intervention. Das ist der Gedankenpfad. Nicht wilde, unbedachte Intervention und schon gar kein Betrug. Dann klappt’s auch mit den Patientinnen und Patienten.
Schreibt in den Kommentaren gern, wie ihr mit Ausfällen umgeht. Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Was hat geholfen? Wir freuen uns auf eine Diskussion mit euch.
FEES an Logopäden delegieren?
Toller Artikel zu einem leidigen Thema.
Mir kam gerade spontan eine Idee: Wenn es nicht mit zuviel Aufwand verbunden wäre, könnte man ein Benachrichtigungsystem implementieren. Per SMS oder WhatsApp würde dann am Morgen des Behandlungstages eine Benachrichtung herinflattern.
„Hallo XY, denk heute an deinen Termin um 14:00 Uhr.“
Was hältst du von der Idee?
Das klingt nach einer guten Idee. Technisch wäre das gar nicht so schwer umsetzbar. Da wird man sicher einige datenschutzrechliche Fragen zu klären haben, aber eine Praxissoftware, die sich auch um die Terminplanung kümmert sollte sowas können.
Aber es ist wahrscheinlich gar nicht so sehr der Umstand, dass Termine vergessen werden.
Das ist wirklich ein leidiges Thema……in meiner Praxis habe ich bei Eröffnung (vor über 3 Jahren) keinen zusätzlichen privaten Vertrag bzgl. eines Ausfalls unterzeichnen lassen. Habe mich dann sehr häufig über Absagen geärgert, die mein Gehalt negativ „beeinflussten“.
Mittlerweile lasse ich in der 1. Therapiestunde einen Vertrag unterzeichnen und erkläre den Patienten auch genau warum! Bisher kamen von von ca. 95 Prozent aller Mütter folgende Einwände: aber wenn mein Kind morgens plötztlich krank ist…….oder wenn ich krank werde…….und und und……….
Dann verweise ich darauf, dass ich eine Bestellpraxis bin und meine Miete trotzdem zahlen muss! Ich räume ein, dass ich natürlich gewillt bin kurzfristig jemand anderes einzubestellen. Desweiteren habe ich eine Klausel im Vertrag, dass bei Vorlage eine ärztl. Attests keine Ausfallgebühr anfällt.
Wer das nicht unterzeichnen möchte, soll bitte zu den Kollegen gehen.
Seit ich diesen Vertrag unterzeichnen lasse, ist die Zahl der Ausfälle zurückgegangen. Bei generell zuverlässigen Patienten drücke ich ein Auge zu, wenn mal etwas dazwischen kommt. Ich kann diese „Methode“ nur weiter empfehlen!
Ich hatte noch nie jemand dabei, der den Vertrag nicht unterschrieben hat.
Hallo,
oft war das auch bei uns ein leidiges Thema. Alle – auch ich – tun sich am Anfang sehr schwer, eine Rechnung zu schreiben, wenn der Patient nicht kommt. Viele haben ja auch gute Gründe und es ist menschlich, dass es 1x passieren kann.
So hatte ich neben meiner eigenen Auseinandersetzung in der Hinsicht auch die meiner Mitarbeiter immer wieder als Thema. Wir können es nicht leisten, und den Patienten sage ich: Ist wie geblitzt werden, unnötig, aber der, der geblitzt wird, muss es bezahlen.
Fakt: Behandlungsvertrag ist bei uns ein Muss. Je klarer ich mit Ausfällen umgehe, desto besser klappt es. Bei uns zahlt jeder, der weniger als 24h vorher absagt oder nicht absagt. Gut, bei 20h gebe ich noch eine Warnung ab und versuche natürlich immer, wenn möglich einen Ersatz zu besorgen. Und ich sage – wenn ich selbst am Telefon bin – auch klar dazu, dass sie nicht kommen müssen, wenn sie jetzt… müssen, dann aber bezahlen müssen. Oft ist die Logo dann doch wichtiger. Ausnahme: Wer krank ist, muss nicht kommen oder zahlen. Aber eben möglichst ganz früh morgens schon absagen. Attest brauche ich keins und in 15 Jahren hat das maximal 2x jemand vorgeschoben, weshalb das kein Thema ist.
Inzwischen habe ich selten Ausfälle, da fast alle sehr froh sind, kommen zu dürfen. Die Menschen verstehen es auch besser oder ich erkläre auch besser als früher, lasse in der ersten Einheit nicht nur unterschreiben, sondern erkläre auch mündlich nochmals. Zudem arbeite ich derzeit alleine und meine Patienten wissen das auch.
Danke für den Einwurf, dass nicht unbedingt jeder gehalten werden muss. Eine Familie zahlt aktuell gefühlt jede 3.-4. Einheit selbst, weil sie es wieder verpeilt hat. Da frage ich mich auch gerade, ob es Sinn macht… Das werde ich ansprechen. Zudem ich dann Einwürfe wie „Sie können ja schonmal mit der Abrechnung beginnen!“ unpassend finde. Doch es ist keine gute Voraussetzung, wenn ich die Behandlung wesentlich wichtiger nehme als die Eltern ;-)
Liebe Grüße und danke für die tolle Website! Annett
Die Herausforderung, dass Patienten nicht regelmäßig zur Therapie erscheinen, ist ein Thema, mit dem ich als Therapeut selbst konfrontiert wurde. Es ist frustrierend, wenn man das Gefühl hat, dass die Fortschritte der Patienten durch unregelmäßige Teilnahme beeinträchtigt werden. Der Artikel betont die Bedeutung der Kommunikation und des Verständnisses für die Gründe hinter dem Fehlen der Patienten. Es erinnert mich an einen Fall, in dem ein Patient Schwierigkeiten hatte, zur Therapie zu kommen, aufgrund von Transportproblemen. Indem ich mit ihm zusammenarbeitete und alternative Lösungen fand, konnten wir sicherstellen, dass er die benötigte Therapie erhalten konnte. In Zukunft werde ich noch mehr darauf achten, offene Kommunikation zu fördern und individuelle Lösungen zu finden, um sicherzustellen, dass meine Patienten die bestmögliche Betreuung erhalten, selbst wenn sie mit Herausforderungen konfrontiert sind, die ihre Teilnahme beeinflussen.